Сейфы для современного офиса
Современному офису необходимы очень разные сейфы и закрыть все потребности каким-то одним изделием исключительно сложно. Документы в офисе есть всегда, значит для них нужен огнестойкий сейф. Если они ещё и могут быть выкрадены, то помимо защиты от огня офисному сейфу нужна ещё и взломостойкость. А ещё всякие трудовые книжки, личные дела и всякие кадровые документы сотрудников офиса требуют для своего хранения специализированных изделий.
Не надо забывать о том, что современный офис стремится стать более безбумажным, перенося всё больше документов в электронную форму. И тут возникает задача хранения резервных копий данных. Тенденцию переносить всё в облако давайте оставим карасям-идеалистам. Вся информация, к которой имеет физический доступ условный гугл, уже не является Вашей.
Классификация сейфов по назначению
Для упрощения выбора сейфов в тот или иной офис можно рассмотреть их классификацию по назначению. Которая в большой степени условна, так как в разных бизнесах одно и то же структурное подразделение работает совершенно по разному и нуждается в разных решениях. Даже в пределах одной компании, имеющей удалённые друг от друга офисы, в каждом из них свои важные документы, данные и ценные предметы, к хранению которых предъявляются различные требования.
Сейфы для бухгалтерии
В общем виде бухгалтерии в офисе для работы требуются следующие типы сейфов:
- Архивные шкафы, как огнестойкие так и взломостойкие
- Огнестойкие сейфы для хранения документов отчётности
- Огневзломостойкие сейфы для обеспечения сохранности особо важных документов, для которых существует риск кражи
- Картотечные огнестойкие сейфы позволяют существенно сохранить пространство в тех случаях, когда идёт работа с большим количеством клиентов но с небольшим пакетом документов. То есть если на каждого заводить полноразмерную папку не надо
Те же архивные шкафы в разных офисах, если бухгалтерия между ними разнесена, могут потребоваться с совершенно разными характеристиками. В каком-то подразделении важна огнестойкость и двухчасовой шкаф будет не лишним. А в другом офисе на первый план выходит защита от несанкционированного доступа, так что без взломостойкости не обойтись.
Не следует забывать, что бухгалтерия это не только документы или деньги, о чём речь пойдёт ниже. На сегодня в офисе многие операции, совершаемые в электронном виде, требуют применения специальных средств для авторизации. Обычно это всякого рода "токены", существующие в виде флешек, "далласов" или смарт-карт. Хранить их надо уж точно не в тумбочке бухгалтерского стола. Риск остановки всей работы офиса определяется не столько кражей или утратой, а выходом из строя электронного носителя.
Хранение документов
Разные документы требуют различных условий хранения и работы с ними. Если, к примеру, сотрудник продолжительное время работает с документами, требующими защиты от огня, то его персональный огнестойкий сейф надо тем или иным способом вписать в мебель современного офиса. Причём, если основным форматом документов являются папки, то это должен быть классический огнестойкий сейф, а если документы каталогизированы и не создают больших блоков, то тогда не обойтись без огнестойкой картотеки.
- Персональные огнестойкие сейфы на рабочих местах
- Картотечные сейфы для документов общего пользования
- Архивные шкафы для использования по назначению
Для хранения и работы с наличными деньгами
Так как наличные деньги всегда находятся в трёх состояниях, а именно: их надо хранить, принимать или выдавать, то для каждой задачи следует подобрать соответствующее ей решение. Как только в офисе появляются наличные деньги, их всегда кто-нибудь старается украсть. Причём зачастую страдают и личные средства сотрудников.
- Взломостойкие для хранения наличных денег
- Депозитные или дроп- модели для накопления выручки
Разница между дроп- и депозитными сейфами заключается в размере того пакета, который помещается внутрь под охрану и тем, испытывался сам механизм на взлом в соответствии со стандартом, или нет. Надо всегда помнить, что в любом, достаточно большом офисе, за наличными деньгами ведётся настоящая охота. И даже работы по их пересчёту не лишены воздействия множества рисков.
Сейфы для отдела кадров
Именуемое в последнее время "человеческими ресурсами" HR подразделение, наш традиционный отдел кадров, хранит у себя массу всяких документов. И их офис, всегда за закрытыми дверями, должен быть правильно оборудован.
- Огнестойкие картотеки для хранения личных дел
- Специальные сейфы для паспортов, трудовых или медицинских книжек и им подобных
- Архивные сейфы, включая дата- модели
Сохранность информации
На сегодня является ключевой по значимости для безопасности бизнеса. То, без чего функционирование компании может стать невозможным, из Вашего офиса может быть либо украдено, либо уничтожено пожаром. И не понятно, что хуже.
Носителями информации, которую необходимо защищать от утраты, в жизни офиса является бумага, персональные носители типа флешек и, как правило, стриммерные ленты, на которые производится резервное копирование. Не надо забывать о том, что находящиеся в офисе серверы и системы резервного копирования тоже подвержены рискам уничтожения. Соответственно современный офис не может обойтись без специализированных изделий:
- Для магнитных носителей
- Для серверов
Надо понимать, что активно продвигаемые облачные системы не обеспечивают конфиденциальности и, создавая видимость сохранности на декларируемом уровне в 99%, полностью лишают возможности спасти хоть что-нибудь в том одном проценте случаев. При отсутствии собственных резервных копий, восстановить функционирование офиса бывает вообще невозможно, а у провайдера облачных услуг на этот счёт есть пункт мелкими буквами в соглашении об оказании услуг.
Служба безопасности
Которая кажется островком безопасности в кипящей жизни офисов, сама является как объектом атак, так и источником угроз для бизнеса. Для нормального функционирования службы безопасности предприятия, её оснащение должно включать в себя:
- Оружейные сейфы
- Сейфы для серверов видеонаблюдения
- Сейфы для ключей
Иногда в ведомство службы безопасности офиса попадают такие специальные изделия, как персональные "локеры". Это тот случай, когда в некоторые помещения сотрудникам можно входить только с зашитыми карманами. Тогда в предбаннике устанавливается специальное изделий типа Bordogna Post, в котором и хранятся личные вещи, а СБ поглядывает и контролирует.
Тот же самый почтовый модуль используется и для бесконтактной передачи специальных и конфиденциальных материалов в пределах одного здания из офиса в офис.
В кабинет
Как большого босса, так и рядовых сотрудников офиса, сейф ставить приходится. Понятно, что статус руководителя подчёркивается его кабинетом и всем, что у него там виднеется. Хотя на самом деле важнее функционал.
- Огневзломостойкие сейфы для особо важных документов и ценностей
- Эксклюзивные сейфы представительского уровня
Замки на офисных сейфах
Могут быть любыми. Здесь нет такого детерминизма, как в случае с домашними сейфами, когда ни о чём, кроме электроники речь идти не может. Во многих случаях вполне можно обойтись ключевыми. Всё равно в офисе мало кто спит, хотя случается, в баню в рабочее время ходить, оставляя всю одежду вне поля зрения кроме финнов вряд ли где принято. Так что без присмотра связка ключей редко когда остаётся.
Есть правда системная проблема с "ушедшими" ключами. То есть риск того, что один из пары (а сейфовые замки ВСЕГДА комплектуются двумя и только двумя ключами) ранее ушедший по той или иной причине, вернётся в руках незваного гостя. Именно для этих случаев, упомянутые финны из KASO (опытные знать) все сейфы, если уж они заказываются с ключевыми замками, комплектуют сменяемыми версиями. То есть когда возникло подозрение об "уходе ключа", он вместе с парным "вытираются" из замка и заменяются новой парой. Которых можно накупить про запас и даже время от времени ротировать.
Ещё одна типичная проблема безопасности офиса это организация контроля количества открываний того или иного объекта. Механические счётчики, устанавливаемые на дверях, это решение прошлого, если не позапрошлого века. Намного проще и надёжнее использовать электронные замки, поддерживающие эту функцию. В качестве бонуса можно получить не только сколько рах открывали ту или иную дверь, но кто из сотрудников офиса, в какое время, как долго она была открыта и тд и тп.
Механический комбинационный замок на офисном сейфе это решение для маньяков, жадин и тех, кто никуда не торопится. Открывать долго, код менять сложно, зато на батарейки тратиться не надо. С точки зрения безопасности слабым местом, как и у всех механических систем, является возможность открывания манипуляцией или подбором. С последним сейчас стало совсем плохо. Если в начале 90-х робот, который за пару десятков часов открывает любой комбинационный замок, стоил как автомобиль среднего класса, то сейчас его можно собрать из конструктора Lego. Да и купить готовый уже не так дорого.
Какие модели выбрать
Какие-либо деньги в любой бухгалтерии есть, значит следует выбрать ещё один взломостойкий сейф, с классом, пропорциональным максимально там бывающим суммам. Идеальным выбором станет продукция SMP Security.
Компьютерная сеть как минимум с одним сервером быть должна, значит резервные копии делать приходится, а для их хранения нужен специальный дата-сейф. Как насчёт видеонаблюдения? Если есть, это плюс дополнительные носители к серверным резервным копиям. А сам видео сервер, даж если он один, надо надёжно запереть в Bordogna TVCC - VCR. А то сейчас при “очистках” офисов первым делом записи наблюдения уносят.
Что ещё важно? Какие нибудь двери-то в офисе наверняка есть? Наверняка. А значит где-то должны лежать дубликаты ключей. Причём так, чтобы не перебирать их в коробке, пытаясь угадать какой от какой двери. Для этого незаменимы модели Diplomat KC.
Если есть хоть какой-нибудь автопарк, то где в офисе держать дубликаты ключей? В той же "ключнице", что и от офисных дверей. Только тогда будет порядок и не надо будет часами кучи перебирать, какой же ключ правильный..
Даже если офис маленький, одним офисным сейфом можно ограничиться только в том случае, если это большой KASO со всеми существующими аксессуарами, а видеонаблюдение и компьютерная сеть в принципе отсутствуют. Хотя если на любую модель KASO с установленным внутри модулем для магнитных носителей, поверх поставить серверный TVCC от Bordogna, то получится идеальная инсталляция на одном квадратном метре.